止むを得ない事情で葬儀に参列できない場合、後日送るお詫びの手紙やメールには、参列者以上の丁寧な敬語と配慮が必要になると言えるでしょう。構成としては、まず冒頭で訃報を知った驚きを伝え、次に参列できなかったことへの深い謝罪、そして故人への追悼、最後に遺族への励ましという順序が一般的です。手紙の場合は、「拝啓」などの頭語は使わず、いきなり「〇〇様のご逝去を伺い、驚愕いたしております」と書き始めるのが弔事の手紙の作法です。参列できなかった理由については、「あいにく遠方におり」「止むを得ぬ事情により」と婉曲的に伝え、「本来であれば直ちに駆けつけ、お見送りすべきところ、失礼をいたしました」と、自分の非を認める謙譲の表現を多用します。メールで送る場合は、略儀であることをお詫びする一文（「まずはメールにて失礼いたします」）を忘れずに添えます。文中では「ご生前の面影を偲びつつ、安らかな眠りをお祈り申し上げます」と、故人を敬う言葉を入れます。また、香典を同封して郵送する場合は、「心ばかりのものを同封いたしましたので、御霊前にお供えいただければ幸いです」と伝えます。さらに、後日弔門に伺いたいという希望がある場合は、「日を改めて、お線香をあげに伺わせていただきたく存じます。ご都合の良い折に伺えれば幸いです」と、相手の都合を最優先する尋ね方をします。手紙の最後は「略儀ながら書中をもちまして、お悔やみ申し上げます」と結びます。ここで注意すべきは、手紙の用紙や封筒に二重のもの（「不幸が重なる」を連想させる）を使わないことや、薄墨のペンを使うといった、形式面での敬語（配慮）も徹底することです。文字から伝わる誠実さは、会って話す以上の重みを持つことがあります。自分の言葉不足を補うために、より一層丁寧な尊敬語と謙譲語を使い分けることで、遠くにいても故人を思う気持ちと、遺族への変わらぬ敬意を届けることができるのです。